"Стилістика ділового мовлення та редагування службових документів" для спеціальності "Діловодство"

Особливості офіційно-ділового стилю: підстилі та жанри. Мовна специфіка та структура офіційно-ділового стилю. Документ – основний вид ОДС

Основне функціональне призначення  офіційно-ділового  стилю – регулювати ділові стосунки   мовців у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях.

Найголовніші ознаки – документальність (кожен офіційний папір повинен мати характер документа), стабільність, високий ступінь стандартизації, лаконізм, точність, сувора регламентація тексту, майже цілковита відсутність емоційності та образності і будь-якого вияву індивідуальності автора.

Особливості мовного оформлення  офіційно-ділового стилю, зумовлені специфікою його використання.

Лексико-фразеологічний рівень:

• використання спеціальних термінів – мовних штампів, кліше, канцеляризмів (напр., розпорядження, протокол, нижчепідписаний, супровідний, високі договірні сторони, відповідно до ..., згідно з розпорядженням тощо);
• відсутність емоційно-експресивної лексики.

Граматичний рівень:

• висока частотність уживання абстрактних іменників на –ість, ання ( розпорядження, стягнення, чинність, організованість, недоторканість і под.);
• переважання інфінітивних, неособових дієслівних форм ( ухвалити, заслухати, подається, організвоується тощо);
• типове вживання ускладнених речень, нанизування кількох підрядних тощо;
• розщеплені форми присудків ( здійснити перевірку, провадиться набір, прийняти рішення, надати допомогу і под.);
• чітка організація тексту – поділ на параграфи, пункти, підпункти.

Офіційно-діловий силь має такі підстилі:

1) адміністративно-канцелярський ( накази, інструкції, розпорядження, довідки, заяви, звіти, офіційні листи, оголошення тощо);
2)  дипломатичний ( міжнародні угоди - кнвенції, повідомлення –комюніке, протоколи, звернення – ноти і под.);
3) законодавчий (юридичний) – закони, статути, укази, постанови тощо.

Зразки стилю:

АКТ ПРОГОЛОШЕННЯ НЕЗАЛЕЖНОСТІ  УКРАЇНИ

Виходячи із смертельної небезпеки, яка нависла була над Україною в зв”язку з державним переворотом в СРСР 19 серпня 1991 року, продовжуючи тисячолітню традицію державотворення в Україні, виходячи з права на самовизначення, передбаченого Статутом ООН та іншими міжнародно-правовими документами, здійснюючи Декларацію про державний суверенітет України, Верховна Рада Української Радянської Соціалістичної Республіки урочисто

ПРОГОЛОШУЄ

НЕЗАЛЕЖНІСТЬ УКРАЇНИ та створення самостійної української держави – України.

Територія України є неподільною і недоторканою.

Віднині на території України мають чинність виключно Конституція і закони України.

Цей акт набирає чинності з моменту його схвалення.

ВЕРХОВНА РАДА УКРАЇНИ

24 серпня 1991 року.”

Для ділових людей важливе значення має писемне мовлення. У багатьох випадках лише через ділову документацію (листування) встановлюються певні ділові контакти. Писемне ділове мовлення - це система документації, за допомогою якої представники установ, організацій, підприємств можуть встановлювати певні зв’язки, контакти, спілкуватися.

Одиницею писемного мовлення є письмовий діловий текст.

Особливості писемного мовлення можна виділити такі:

- по-перше, воно фіксується за допомогою певних знаків (літер, графіків, схем, малюнків, формул тощо);
- по-друге, писемне мовлення завжди спирається на усне мовлення, тобто є вторинним. Воно фіксує кимось висловлену думку і сприймається органами зору;
- по-третє, форма писемного мовлення здебільшого монологічна;
- по-четверте, для писемного мовлення, зокрема ділового, характерна більша регламентація мовних засобів, точніший добір відповідної лексики;
- по-п’яте, у писемному діловому тексті переважає традиційна форма викладу, загальноприйняті структурні елементи;
- по-шосте, писемне мовлення обслуговує кількісно невизначену аудиторію;
- по-сьоме, писемна форма спілкування дає можливість підготувати необмежену кількість копій, що збільшує можливість впливу певного документа.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є ДОКУМЕНТ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя.

Документ  (від лат.Documentum – доказ, свідоцтво, взірець, посвідчення, доказ).

 Енциклопедичний словник трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;
2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);
3) достовірне історичне письмове джерело;
4) матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація (наприклад, перфораційна картка).

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів.

Документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності, розумової діяльності людини. Також це будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.

Сучасний діловий документ має велике правове і господарське значення. Він є елементом стилю управління, усієї роботи певної організації, установи, підприємства, фірми тощо.

Широке поняття "культура праці" означає не лише механізацію, автоматизацію виробничих процесів, культуру управління колективом, також і культуру спілкування, високу культуру діловодства (діяльності, пов’язаної з укладанням, проходженням по усіх підрозділах установи документа аж до здачі його в архів), включаючи культуру мови документів.

Культура діловодства і культура мови документів реалізується у таких вимогах: 1) Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції;
2) Документ не може суперечити діючому законодавству, директивним вказівкам керівних органів;
3) Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва;
4) Документ необхідно укладати за встановленою формою;
5) Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

Документи  класифікуються

• за змістом інформації: документи з адміністративних питань, комерційних, бухгалтерського обліку, підготовки та розстановки кадрів, зовнішньоторгівельної діяльності та ін.;
• за призначенням: організаційні, розпорядчі, інформаційні, колегіальних органів;
• за формою: стандартні, індивідуальні (нестандартні);
• за надходженням: офіційні, тобто ті, що створюються організацією чи службовою особою й оформляються в установленому порядку (накази, статути, інструкції); особисті, які засвідчують особу або її права, обов’язки, службовий або соціальний стан, а також містять інші відомості біографічного характеру (заява, автобіографія, характеристика);
• за стадіями створення: чорнові – рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора над текстом, оригінальні – ті, в яких відомості про автора, час та місце створення документа, які він містить у собі, відповідають дійсності (оригінал офіційного документа – перший і єдиний його примірник); копія – відтворює інформацію документа й усі його зовнішні ознаки або частину їх;
• за ступенем гласності: звичайні, секретні, для службового користування (ДСК);
• за строками зберігання: постійні, тимчасові.
• за способом фіксації (відбиття) інформації вони поділяються на письмові, графічні, фото-, фоно-, та кінодокументи. Письмові (або рукописно-друковані) включають у себе всі рукописні та машинописні документи, виготовлені на різноманітних розмножувальних апаратах і друкарським способом. До графічних належать креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани, цінні своєю ілюстративністю. Фото-, кінодокументи дають можливість закарбувати ті об’єкти, явища, процеси, котрі зафіксувати іншими засобами важко або неможливо. Фотодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації і широко використовуються при протоколюванні зборів, нарад, засідань інші.
• За найменуванням розрізняють багато видів документів. Це – положення, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси, ін. Однак класифікувати їх за вказаною ознакою недоцільно, тому що існує чимало документів одного й того ж найменування, але зовсім різного змісту;
• За способом виготовлення документи бувають типові, трафаретні та індивідуальні. Типові складаються заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних (типові правила, інструкції для однорідних підприємств та ін.). У трафаретних – частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні. Ця форма набуває все більшого поширення, бо дає можливість укладачам економити час і полегшує машину обробку. Індивідуальні документи створюються щоразу заново і важко піддаються трафаретизації, тому що складаються довільно (доповідні та пояснювальні записки, автобіографії та ін.);
• За ступенем складності  можна виділити прості (що містять одне питання, їх легко обробляти, контролювати, виконувати, зберігати) й складні (два чи кілька питань).
• За місцем складання розрізняють внутрішні (створювані на тому чи іншому підприємстві, де вони й функціонують) і зовнішні (ті, що надійшли ззовні або направлені іншим підприємствам, установам чи громадянам.
• За терміном виконання: термінові (вимагають виконання у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником) і нетермінові.
• За юридичною силоюрозрізняють справжні на підроблені документи. Справжніми (дійсні на даний момент) вважаються документи, видані в установленому законом з додержанням усіх правил. Підробними (внаслідок матеріальної чи індустріальної підробки) – реквізити або зміст яких не відповідають істинним.

Усі документи, що входять до системи організаційно-розпорядчих документів. ОРД умовно можна поділити на п’ять груп:

• Організаційні (положення, статути, інструкції, правила).
• Розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази у загальних питаннях, вказівки).
• Довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді,звіти, плани робіт, договори, телеграми, телефонограми та ін.).
• З кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.).
• Особисті офіційні документи (пропозиції, заяви і скарги громадян, автобіографії, розписки, особисті доручення та ін.)

 

Способи викладу матеріалу в документі

Усі ділові папери за способом викладу матеріалу можуть бути поділені на такі категорії.

1. Ділові папери, в яких можна передбачити і сформулювати лише окремі найзагальніші відомості (компоненти формуляра), сам же спосіб викладу (добір слів і словосполучень, будова речень, зв’язки між ними) кожного разу залежить від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, певних обставин ділового спілкування. Це документ з порівняно невисоким ступенем стандартизації. За способом викладу матеріалу розрізняють такі тексти: розповідь, опис, міркування.
2. Ділові папери, в яких може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, що в них має бути відображена думка, за винятком цілком конкретних відомостей (для них у готовому бланку залишається кілька незаповнених місць). Це документи з високим ступенем стандартизації.

Стандартизація мови офіційних документів є ефективним засобом скорочення невиправданого інформаційного надлишку за рахунок економії мовних засобів.

 

Правила написання тексту документа

Текст - головний елемент документа. Він має бути стислим, конкретним, об’єктивним, юридично бездоганним.

Підготовка текстової частини документа - одна з найважливіших операцій документування. Тому підготовка текстової частини документації є важливою умовою добре поставленого документування управлінської діяльності.

В залежності від кількості розглядуваних у тексті питань документи поділяються на прості і складні. Перші присвячені одному питанню, другі – кільком. Але текст будь-якого документа, відповідно до вимог ЄДСД, повинен складаються не менш ніж з двох основних частин. У першій з них дають обгрунтування або підставу складання документа, у другій – викладають пропозиції, ухвали, розпорядження, висновки та прохання. Навіть утому випадку, коли текст документа складається з однієї фрази, якщо він грамотно складений, у ньому можна розрізнити ці два логічних елементи. Н.- з наказу: “У зв’язку з очікуваним раннім похолоданням наказую завершити усі роботи по утепленню виробничих приміщень технікуму до 1 жовтня цього року”.

Рідко коли текст документа містить тільки заключну частину: у наказах, наприклад,- розпорядчу без преамбули, у листах і заявах – прохання без мотивування.

Текст оформляють у вигляді:

- складного тексту,
- анкети,
- таблиці,
- поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци - пов’язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох-чотирьох.

Однак у більшості випадків текст документа складається з таких логічних елементів:

- вступу,
- доказу,
- закінчення.

Нерідко закінченню передують висновки.

Вступ готує адресата до сприймання теми (подається історія питання, зазначається привід, що став підставою створення документа). У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, викладаються причини і безпосередній привід до складання службового документа. У цій частині тексту наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що послужили підґрунтям для створення даного документа.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають так:"Відповідно до Указу Президента України від 12.03.03 № 123 "Про...".

У доведенні (доказах) виражається сутність питання, наводяться докази, факти, посилання на доведення, цифрові дані, які обґрунтовують правильність порушуваного питання. Складне доведення звичайно закінчується висновком. Докази повинні переконати адресата у необхідності задоволення клопотання, прохання чи вимоги.

Висновки не є окремим логічним елементом, оскільки вони примикають до доведення і невід’ємні від нього.

Заключна частина – головна логічна складова частина, у якій формулюється основна мета документа, його провідна думка, прохання, пропозиція,згода, відмова. Заключна частина у службовому документі обов’язкова.

За характером змісту заключні частини неоднакові. Вони поділяються на активні та пасивні (або описові). Активні заключні частини, у свою чергу, поділяються на прямі і непрямі. У прямій активній заключній частині адресат спілкується до певних дій.

Наприклад – “пропоную Вам у найкоротший термін налагодити трудову дисципліну в групі. Для цього розробіть детальний план заходів. Вживіть до студентів, що порушують дисципліну, суворих заходів. Про виконану роботу повідомте в деканат 10.11.10р.”

У непрямій активній заключній частині дія можлива або очікується.

Наприклад  – “у зв’язку з посиленням морозів можливий вихід із ладу зовнішньої водопровідної мережі”.

Пряма активна заключна частина застосовується у наказах, протоколах зборів, листах, телеграмах, непряма – у договорах, інструкціях, положеннях і т.д. по можливості слід надавати перевагу активній заключній частині перед пасивною.

В залежності від змісту документа у тексті застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. У першому випадку за вступом ідуть доведення і висновки. При зворотному порядку спочатку викладаються висновки, за ними – докази. Вступ у таких документах відсутній.

У зворотному порядку викладають нескладні документи. Ним слід користуватися як можна рідше. Справа в тому, що у висновках, якщо вони виносяться на перше місце, слід викладати суть питання і в подальшій частині тексту дати повне його обґрунтування. Інакше документ стає незрозумілим і читати його доводиться у зворотному напрямку (знизу вверх).

Поділ тексту на складові елементи робить його дохідливим і зрозумілим.

Узакінченні формулюється мета складання документа. Закінчення може бути як активним, так і пасивним. Активне точно зазначає, яку дію повинен виконати адресат, пасивне інформує його про якийсь факт, обставину тощо.

 

Правила щодо укладання тексту документа:

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйманню документа.

2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту:

- на Ваше прохання,     
- задля обміну досвідом,
- відчуваючи гостру потребу...

3. Вживати прямий порядок слів у реченні, якщо логічний наголос падає на об’єкт дії. Зворотний порядок вживається тоді, коли логічний наголос падає на саму дію.

4. Для точності й ясності висловлювання у простих реченнях вживати певний порядок розташування їх членів (означення мають передувати означуваним словам, вставні слова ставитися на початку речення).

5. Вживати складнопідрядні речення для висловлення причинно-наслідкових зв’язків.

З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких формулювати причини прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковий зворот починає, а не завершує фразу. (Ураховуючи...Вважаючи).

6. Замінювати займенники іменниками.

7. Не вживати емоційних виразів та не показувати суб’єктивного ставлення до викладеного.

8. У розпорядчих документах застосовувати мовні конструкції наказового характеру: наказую, пропоную...

Процес підготовки стандартного документа зводиться до таких трьох операцій:

* добір серед обмеженої кількості стандартних конструкцій потрібної в тому чи іншому випадку;
* заповнення формуляра;
* побудова за готовими зразками словосполучень і речень, не передбачених формулярами бланків.

Щоб швидко, грамотно й точно відобразити певний виробничий момент чи ситуацію, потрібні готові, широковідомі словесні формули. Вони сприймаються як сигнали певного типу інформації.

Іноді автор документа свідомо відмовляється від стандартного викладу. Це означає, що документу надається особливого значення.

Таким чином, сучасна ділова людина повинна вміти викладати певні факти, явища, події в документі так, щоб у невеликій за обсягом текст документа укласти максимум потрібної інформації, а також показати своє ставлення до неї.

Загальні вимоги до оформлення управлінських документів за державними стандартами.

ЄДСД. Загальні вимоги до оформлення документів за державними стандартами. Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів, тобто їх написання і розташування реквізитів на бланку.

Реквізитами називаються елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належить дата, підпис, адреса, заголовок, текст та ін.

Хоча кожна організація, установа, підприємство прагне виробити власні зразки, трафарети, бланки, щоб полегшити документування, та всі вони відповідають ЄДСД (Єдиній Державній Системі Діловодства), правилам оформлення організаційно-розпорядчих документів (ОРД), ОРД виготовляють на папері форматом А 4 (297х210) та А 5 (146х210) відповідно до формуляра-зразка, який включає такі реквізити:

1. Державний герб України, автономної республіки.

2. Емблема організації.

3. Зображення нагород.

4. Код установи, організації, підприємства (ОКПО).

5. Код форми документа (ОКУД).

6. Назву міністерства або відомства.

7. Найменування структурного підрозділу.

8. Найменування організації.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа (абонементного телеграфу, номери телефонів, номер рахунку в банку).

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на індекс і дату вихідного документа (на № 11-28/70 від 17.06.02).

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про завірення копії.

28. Прізвище виконавця і номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження.

У конкретних документах може бракувати окремих реквізитів.

Стандартизація мови ділових паперів має на меті спростити і прискорити складання та сприйняття тексту документа, зробити його достовірним і об’єктивним.

У конкретних документах може бракувати окремих реквізитів. При складанні й оформленні документів необхідно дотримуватися вимог, які надають документові юридичної сили та підвищують оперативність його підготовки, обробки й використання (застосування реквізитів).

Стандартизація мови ділових паперів має на меті спростити і прискорити складання і сприйняття тексту документа, зробити його достовірним і об’єктивним.

Стандартність мови виявляється в усіх типах документів.

Документ (лат. доказ) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини.

Такі документи в Україні відомі з часів формування державності (Київської Русі). Це літописи, актові книги, угоди та ін. Документи, що є сьогодні, - невід’ємний атрибут державного життя.

Адже, ми складаємо угоди з підприємством, контракти з фірмами, пишемо резюме про себе, ми учасники кредитно-розрахункових договорів між юридичними особами та банками, маємо документи: свідоцтво про народження, паспорт, читацький та студентський квиток, залікову книжку та ін.

Документ має правове й господарське значення, є писемним доказом, джерелом різних відомостей довідкового характеру.

Спільні риси документів:

1. Кожен документ укладається повноважним органом або особою відповідно до її компетенції. Занесення до документа відомостей, що виходять за коло повноважень відповідного органу, робить документ недійсним.
2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.
3. Документ повинен бути достовірним. Важливо, щоб інформація, вміщена в ньому, була повною й доцільною, а формулювання – лаконічними, але точними й такими, що не допускають різночитань. Основне завдання укладача – гранично чітко відбити відомості, які мають правову силу.
4. Усі документи складаються за певним зразком, дотримання якого обов’язкове для всіх.
5. Правильно складений є той діловий папір, який написаний мовою офіційно-ділового стилю.

Уніфікованість, стандартність ділових паперів закріплена не лише мовною традицією, а й законом - державним стандартом.

Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами.

Основними реквізитами документів є:

• зображення Герба України;
• емблема установи, підприємства тощо;
• зображення урядових нагород;
• коди;
• найменування міністерства (відомства);
• назва структурного підрозділу;
• адресат;
• резолюція;
• гриф затвердження;
• індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси, номер телефону й факсу, номер рахунку в банку;
• назва виду документа;
• дата;
• індекс;
• посилання на дату та індекс вхідного документа;
• місце складання або видання;
• відмітка про контроль;
• заголовок до тексту;
• текст;
• відмітка про наявність додатків;
• підпис;
• гриф погодження;
• відмітка про завірення копії;
• візи;
• печатка;
• відмітка про виконання документа й відсилання його до справи;
• відмітка про надходження;

 

1.4. Класифікація документів. Формуляр документа

 

Документ – основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

            Види документів визначають за такими ознаками:

• найменуванням – заява, лист, довідка, інструкція, акт і т. д.
• походженням – службові (офіційні) й особисті
• місцем виникнення – внутрішні та зовнішні
• призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу
• напрямком – вхідні й вихідні
• формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)
• за строками виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові
• ступенем гласності – секретні й несекретні
• стадіями створення – оригінальні, копії й виписки, дублікат
• строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання
• технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом
• носієм інформації – оформлення на папері, диску, фотоплівці, перфострічці
• за структурними ознаками – стандартні й нестандартні

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра–зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає 31 реквізит (державний герб, емблема організації, зображення державних нагород, код установи і т. ін.)

Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію.

Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів та ін.

Застосування бланків підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.